CASO Universidad Tradicional

CASO Universidad Tradicional

La Universidad Tradicional es una universidad con 15,000 estudiantes que ofrece una gran variedad de cursos en Ingeniería, ciencias para la salud, humanidades, ciencias agropecuarias, y ciencias jurídicas. Las facilidades computacionales existentes están divididas en dos grupos: Centro de Computo Académico (Acad) y el Centro Computo Administrativo (Admon). Cada grupo tiene su propio hardware, software, recurso humano, instalaciones, etc., y operan en forma independiente. Adicionalmente se encuentras recursos humanos y técnicos de sistemas asignados de manera independiente a dependencias administrativas y académicas específicas. EL Acad sirve a los usuarios con necesidades de investigación extensión y docencia; el Admon sirve a los usuarios con otras necesidades de sistemas, como nómina, presupuesto, contabilidad, inventarios, etc.

Actualmente, los recursos de Admon están sobrecargados. Se ha formado un comité de sistemas de la Universidad para examinar el problema y se le ha dado grandes términos de referencia. En años pasados, la Universidad ha visto incrementarse la dificultad para encontrar financiamiento para adquirir recursos mas adecuados para Acad. La Rectoría de la Universidad ha pedido al comité de sistemas que considere la posibilidad de fusionar los grupos Acad y Admon, vender el hardware existente y comprar un sistema computacional de mayor capacidad para que dé servicio a ambos grupos. La administración piensa que la

centralización de los recursos computacionales puede producir economías de escala. Otra opción que ha pedido que se analice es que ya que el Acad tiene un exceso sustancial de capacidad, sería conveniente mover algunas aplicaciones administrativas a la computadora del grupo académico.

1.    Realice un análisis crítico de la solución propuesta por la rectoría, analice sus ventajas y desventajas.

La razón de ser de la universidad y crear y difundir conocimiento y no vender equipos y sistemas propiamente, lo que hace de cierta manera inviable la posibilidad de vender los sistemas actuales para adquirir nuevos, siendo esto casi imposible, ya que se requieren demasiados recursos adicionales para implantar un sistema totalmente nuevo. Por otra parte sería una idea razonable desde el punto de vista que entre los sistemas de administración y académicos halla una interacción que permita que los procesos administrativos se realicen en base a las necesidades académicas, y que la academia cuente con información y coordinación con la administración que le facilite la realización de sus actividades.

Ventajas:

ü  Se tendrá centralizada la información lo que permitirá tomar decisiones en base a aspectos académicos y administración.

ü  Mejoraría la eficiencia, ya que se aprovecharían los nuevos recursos de los equipos a comprar.

ü  Se pueden alinear los objetivos empresariales con los objetivos académicos desde el punto de vista de los sistemas.

ü  Se tendrá nueva tecnología que prolongará la vida útil de los sistemas.

Desventajas:

ü  Es difícil que la universidad pueda adquirir nuevos sistemas y equipos con los recursos adquiridos de la venta de los equipos viejos.

ü  El diseño e implementación de los nuevos sistemas incurriría en costos adicionales de tiempo y personal que ponen en riesgo la organización.

ü  Se corre demasiados riesgos relacionados con la continuidad del servicio y la integridad de los datos, mientras el sistema se realiza.

2.    Presente una solución a la problemática planteada con alcances de corto y mediano plazo. Analice sus ventajas y desventajas.

La solución que proponemos consiste básicamente en conservar los equipos actuales, y no necesariamente para el o los sistemas finales, puesto que estos equipos pueden usarse en otras funcionalidades al interior de la universidad, ya que vender equipos y sistemas no es la razón de ser del negocio. Es muy importante considerar que el sistema Acad y Admon siempre tienen que estar funcionales, ya que implicaría la continuidad o fracaso de nuestra organización, por esto no se puede considerar reemplazar el sistema de un momento a otro, ya que no se cuenta con equipos adicionales para que el sistema antiguo y el nuevo funcionen paralelamente.

Actividades a realizar a corto plazo:

Para solucionar los problemas de falta de equipos y sistemas del modulo Admon de manera temporal, se pondrán a disposición de de este modulo los equipos y sistemas del modulo Acad que se encuentren con poco uso. Mientras tanto se empezarán a desarrollar los diseños de las bases de datos y aplicativos necesarios de cada área, conservando la idea de integridad de las aplicaciones en cuanto a seguridad y no a entendimiento, pues estos dos módulos deben interactuar.

Actividades a mediano plazo:

Se integrarán los equipos de las dos áreas, Admon y Acad, solo en cuanto a almacenamiento y procesamiento, esto nos dará un buen equipo servidor que soporte las labores de las dos áreas, compartiendo recursos haciendo más eficiente el sistema. Para conservar la seguridad y dependencia de la información se implantará una sola base de datos para Admon y para Acad, sin embargo será determinante para el proyecto que dicha base de datos solo proporcione acceso al personal adecuado a la información estrictamente necesaria.

3.    Produzca un informe de recomendación a la rectoría.

Según la solución planteada por el rector de la universidad, se ha desarrollado una serie de recomendaciones que les permitirán tomar una solución acertada sobre la problemática actual en cuanto a los sistemas de Acad y Admon; para esto hemos determinado que la alta dirección evalúe las siguientes recomendaciones:

ü  Revisar y reevaluar el presupuesto para la actualización del sistema o sistemas, ya que se deben considerar los costos de adquisición de equipos, contratación de personal, capacitaciones, además de otros relacionados con la no funcionalidad del sistema o retrasos en la entrega de resultados.

ü  Considerar un sistema integrado que permita compartir recursos tanto de hardware, software y personal necesario, que en el largo plazo le proporcionaría a la universidad un ahorro considerable. Con un sistema integrado no solo surgirían beneficios económicos, un sistema integrado proporciona facilidades para la toma de decisiones en cuanto a la parte académica.

ü  No se recomienda vender los equipos actuales usados en los sistemas actuales ya que dichos equipos pueden ser usados o bien para la implementación del nuevo sistema o para otras dependencias de la universidad. Esto se considera ya que las labores de la universidad son independientes a las labores comerciales y recurriría en costos adicionales no necesarios.

ü  Es necesario que se reserven recursos y económicos, de tiempo y personal para realizar unas capacitaciones al personal que use directa o indirectamente el sistema que permita su fácil uso e identificación con el sistema, ya que es probable que haya rechazo de parte de los usuarios del sistema al desconocerlo.

4.    Presente una disertación del papel de las tecnologías de información para las empresas, ¿es estratégico?, ¿es táctico?, ¿es operativo?

Las tecnologías de información en sus principios surgieron en las organizaciones como un apoyo a las operaciones, con el fin de que se subsanaran las falencias humanas en tiempos de respuesta, almacenamiento, disponibilidad y otras características sociales que hacían difícil y costoso el modelo productivo. En este momento las tecnologías de información marcaron un gran avance pero en la mayoría de las ocasiones se convertían en costos y necesidades obligadas de las empresas para permanecer en el medio.

Luego estas TICs se convirtieron en un apoyo más que todo contable para soportar las arduas labores de procesamiento de información y almacenamiento, esto convirtió a las tecnologías de información en un aspecto táctico y determinante dentro de las organizaciones sin dejar de lado el apoyo a las operaciones productivas. Siendo este un mejor uso para las tecnologías de información en las organizaciones no se usaba todo el potencial de estas TICs y por ello hoy en día las empresas basándose en las mejores prácticas de gestión y control han empezado a integrar sus funciones administrativas con las tecnologías, que les permiten en menores tiempos y de manera precisa y casi automática obtener informes detallados del estado de la organización y en base en ello tomar decisiones.

Las TICs no solo se deben enfocar en un aspecto estratégico, táctico o operativo en las organizaciones, estas tecnologías se deben encontrar en toda la estructura corporativa que no solo le permita realizar las tareas productivas, contables o administrativas, sino que en un conjunto le den a la empresa una herramienta que impulse y dinamice las actividades haciendo de la organización un sistema competitivo, ya que usar las TICs es la mejor manera de poner todos y cada uno de los componentes y recursos de la organización en pro del desarrollo.