1. Su opinión general acerca del comunicado
En el momento que se quiere adquirir un sistema de este tipo es muy importante realizar una investigación sobre el proceso de implantación de la tecnología, desde su adquisición hasta su puesta en marcha.
El informe indica que no hubo algún tipo de investigación sobre la implementación del sistema, ya que se genero un 20% de inconsistencias una vez implantado; un porcentaje tan comprometedor en cuanto al riesgo ocurrido no es admisible para informar la eliminación de un 100% de los errores sin antes haber indicado que se realizo para subsanar este inconveniente, en nuestra opinión se debió de mencionar el proceso correspondiente seguido después del inconveniente.
Es claro que el proceso de implantación de la tecnología en mención no estuvo acompañado de una auditoría seria o simplemente no existió. Una adecuada auditoria podría haber detectado anomalías en cualquier fase del proyecto previendo y corrigiendo aquellas actividades que causaron las consecuencias negativas expresadas en el documento.
2. Evaluación del caso
La implementación del sistema de información SARA no tuvo un continuo seguimiento en sus procesos de implementación, puesto que no se hicieron las respectivas pruebas y controles, lo cual género esta inconsistencia.
Es importante tener en cuenta como ha funcionado el sistemas en las demás entidades que lo manejan, pero cabe resaltar que son entidades totalmente diferentes a la de la universidad de caldas, pues aunque tengan enfoques y procesos parecidos no se puede asegurar que el sistema funcionara correctamente sin antes haber planificado y adaptado el sistema la universidad.
3. Establecer presuntas responsabilidades
El encargado del departamento de TI de la universidad, debido a su falta de acompañamiento con respecto a la implantación y revisión del sistema adquirido. Ya que ellos deben mantener un control ejecutivo de los proyectos, sus avances, logros, cumplimiento, retrasos y eventos que lo colocan en situación de riesgo.
Los usuarios también podrían formar parte de los responsables, puesto que estos debieron reportar las anomalías del sistema en el momento del pago de la primera nomina.
4. Enuncie algunas recomendaciones al respecto
· Se deben tomar acciones correctivas inmediatamente para que las fallas no se presenten en el siguiente pago de la nomina y se pierda la confiabilidad de la universidad en cuanto a los pagos de esta.
· El área de sistemas de la universidad debe revisar los procesos de planeación e implementación de los proyectos de TI.
· Las directivas de la universidad deben estar comprometidas con los proyectos, sus procesos y el control ejecutivo de los mismos.
· Las directivas no deben tomar posiciones parcializadas justificando vagamente las anomalías presentadas en la ejecución de un proyecto, sin conocer a profundidad el área en la que se desenvuelve.
· Realizar las respectivas auditorias para continuar con la implementación del sistema SARA ya que este es exitoso en otras entidades y puede funcionar de la misma forma en la universidad claro está si se hace correctamente.
5. En caso de haber sido usted el gerente de sistemas como procedería al respecto y como hubiese procedido para evitar este resultado.
El gerente de sistemas debe realizar la adecuada formulación y evaluación de los proyectos a implementar en la universidad, realizando una adecuada planeación, realizando los planes de mitigación de riesgos correspondientes.
Es importante presentar informes ejecutivos periódicos a la alta gerencia (rector o su delegado) con los avances logrados, cumplimientos, incumplimientos, acciones correctivas, reprogramaciones de cronograma.
Tener en cuenta el tiempo para pruebas en la planificación
Trabajar en paralelo hasta que el sistema actual demuestre que es igual o mejor que el anterior.
Contar con un personal capacitado.
Aceptar la responsabilidad en caso de presentarse un problema como el mencionado
ELABORE UNA GUÍA DE AUDITORÍA EN LA CUAL UTILICE POR LO MENOS 3 INSTRUMENTOS Y 3 TÉCNICAS
La guía de auditoría se realizará con dos fines específicos, tanto de revisión que permitan encontrar falencias e identificar factores de riesgo, como de corrección, en el cual se formulan varios puntos a tener en cuenta para correr y mejora el sistema SARA.
Instrumentos:
Checklist del funcionamiento del sistema: Aquí se formularán las preguntas necesarias que permitan calificar todos y cada uno de los componentes, funciones, módulos, responsabilidades y aspectos relevantes en el funcionamiento del sistema; esto con el fin de identificar los puntos de falla, débiles o no considerados en todas las etapas del proyecto de implementación del sistema SARA.
Encuestas: Estas encuestas estarán orientadas a los desarrolladores y algunos usuarios del sistema para verificar que requerimiento y expectativas sobre el sistema SARA; también se realizaran de manera periódica para verificar el avance y el cumplimiento de las recomendaciones.
Pruebas: Aunque es difícil y costoso realizar todos los tipos de pruebas, se deberán diseñar unos planes de pruebas que permitan verificar que el sistema es integro, seguro, escalable y otras propias que debe cumplir el sistema.
Técnicas:
Operación en paralelo: Para verificar el correcto funcionamiento del nuevo sistema durante las primeras semanas del proceso de puesta en marcha se considera necesario que tanto el sistema antiguo como el nuevo funcionen en paralelo para corroborar la consistencia de los datos y los tiempos de respuesta.
Verificación de funcionamiento e integración: Dado que es un sistema integrado y que además se realiza en módulos, sería conveniente que al tener uno de estos componentes listos se le realice una verificación de requerimiento que determine si funciona o no de manera efectiva y que además se comunique e interrelacione correctamente con otros módulos o componentes del sistema; todo esto para identificar módulos problemáticos y dedicar más recursos a estos.
Verificación del trabajo del equipo: Dado que todos los errores, inconsistencias y fallas se deben de cierta manera a errores humanos, se considera prudente que se le realice un seguimiento a cada una de las personas que laboran en el proyecto, no solo para determinar que esté trabajando, si no para hacer el acompañamiento necesario para que el sistema de los resultados esperados y más si es posible.
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